Política de tratamiento de datos personales

1. Quién es el responsable

G5 AI es un establecimiento de comercio cuyo propietario es DORIAN NORBERTO ARDILA PUENTES, persona natural comerciante, matriculada ante la Cámara de Comercio del Huila.

• Propietario: DORIAN NORBERTO ARDILA PUENTES
• NIT: 1075227404-1
• Matrícula mercantil del comerciante: 430976
• Matrícula mercantil del establecimiento G5 AI: 430977
• Actividad económica: desarrollo de software y soluciones informáticas (CIIU J6201)
• Domicilio y dirección de notificaciones: CALLE 46 NO. 16 - 224, Barrio ALAMOS NORTE, Neiva, Huila, Colombia
• Teléfono: +57 310 308 9728
• Correo electrónico: admin@g5ai.io
• Sitio web: https://g5ai.io

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013).

2. A qué aplica esta política y con qué rol actuamos

G5 AI diseña, construye y opera bots de WhatsApp con inteligencia artificial y automatizaciones a la medida para empresas en Colombia, sobre la API oficial de WhatsApp Business de Meta.

Eso significa que actuamos con dos roles distintos, y conviene distinguirlos:

• Como responsable, frente a los datos de quienes nos contactan directamente: quien escribe a nuestro WhatsApp o correo, contactos comerciales, proveedores y contrapartes de los contratos que firmamos.
• Como encargado, frente a los datos de los clientes finales de las empresas que nos contratan. Cuando operamos la cuenta de WhatsApp Business de una empresa, los mensajes de sus clientes son datos de esa empresa: ella define para qué se usan y ella responde por ellos. Nosotros los tratamos por cuenta suya, siguiendo sus instrucciones y el contrato.

Si eres cliente final de un negocio que usa una solución construida por G5 AI, el responsable de tus datos es ese negocio y su política es la que aplica. Aun así, puedes escribirnos a admin@g5ai.io y encaminamos tu solicitud.

3. Qué datos tratamos, por canal

Sitio web. El sitio https://g5ai.io es informativo: no tiene formularios, no usa cookies propias, ni analítica de terceros, ni píxeles de seguimiento. Las únicas formas de contacto son un enlace a WhatsApp y un enlace de correo. El servidor guarda registros técnicos de acceso —dirección IP, fecha y hora, página solicitada y tipo de navegador— con fines de seguridad y diagnóstico, por un tiempo limitado. Si esto cambia, actualizamos esta política antes de que el cambio opere.

WhatsApp y correo de G5 AI. Si nos escribes, tratamos tu nombre, tu teléfono o correo, el nombre de tu empresa y el contenido de la conversación.

WhatsApp operado por cuenta de nuestros clientes. Según la solución pueden pasar: nombre, número de WhatsApp, dirección de entrega, detalle del pedido, imágenes de comprobantes de pago y, en cobranza, número de documento, saldo y acuerdos de pago. Estos datos los tratamos como encargados, nunca para fines propios.

4. Finalidades del tratamiento

Como responsable: atender solicitudes de contacto y cotizaciones; prestar y facturar nuestros servicios; gestionar la relación contractual; cumplir obligaciones legales, contables y tributarias; y mantener la seguridad de nuestros sistemas.

Como encargado: operar la solución contratada —atender la conversación, tomar el pedido, calcular el domicilio, registrar el comprobante, gestionar la cobranza y generar los reportes de operación del cliente—. No vendemos, no alquilamos ni usamos esos datos para publicidad propia o de terceros.

5. Autorización

El tratamiento requiere la autorización del titular. Se entiende otorgada cuando nos escribes voluntariamente por WhatsApp o correo, o cuando la obtiene el negocio responsable en su propio canal. Puedes revocarla en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.

6. Uso de inteligencia artificial

Para interpretar los mensajes y transcribir notas de voz usamos modelos de inteligencia artificial de terceros. Los proveedores vigentes son OpenAI, Google (Gemini), DeepSeek y Deepgram; esta lista se actualiza en esta política antes de incorporar uno nuevo. Un punto que no dejamos ambiguo: los modelos conversan, pero no deciden ni ejecutan pagos, cobros, descuentos ni aprobaciones. Los cálculos los hace el sistema con reglas fijas y las decisiones que mueven dinero las aprueba una persona.

7. Encargados, proveedores y transferencia internacional

Para prestar el servicio compartimos datos con proveedores que actúan como encargados:

• Meta Platforms — mensajería, a través de la API oficial de WhatsApp Business.
• OpenAI, Google (Gemini), DeepSeek y Deepgram — modelos de inteligencia artificial para interpretar los mensajes y transcribir notas de voz.
• Hostinger — servidores donde corren nuestras aplicaciones, ubicados en Estados Unidos.
• Supabase — base de datos, con infraestructura en Estados Unidos.
• Upstash — almacenamiento temporal en memoria para la operación de los bots.

Esto implica transferencia y transmisión internacional de datos: al autorizar el tratamiento, el titular queda informado de que sus datos pueden ser almacenados o procesados en Estados Unidos y en los países donde operan estos proveedores, bajo los términos de servicio y las políticas de privacidad que cada proveedor publica. También podemos entregar información a autoridades cuando una norma o una orden judicial lo exija.

8. Datos provenientes de la plataforma de Meta

Los datos que recibimos de la plataforma de WhatsApp —número, nombre de perfil y contenido de los mensajes— se usan solo para operar la solución contratada por el negocio dueño de la cuenta. No los vendemos ni los transferimos con fines publicitarios, no construimos con ellos perfiles ajenos a esa operación, y los eliminamos a solicitud del titular o del negocio responsable, salvo obligación legal de conservarlos.

9. Derechos del titular

Como titular tienes derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se les ha dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder de forma gratuita a los datos que hayan sido objeto de tratamiento.

10. Cómo ejercer tus derechos

Canal único: admin@g5ai.io. Escríbenos indicando tu nombre, un dato de contacto, la descripción de lo que pides y los documentos que quieras hacer valer.

• Consultas: se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no es posible resolverlas en ese término, te informamos los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (art. 14 de la Ley 1581 de 2012).
• Reclamos: se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible resolverlos en ese término, te informamos los motivos y la fecha en que se atenderá, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo (art. 15 de la Ley 1581 de 2012). Si el reclamo está incompleto, te pedimos que lo completes dentro de los cinco (5) días siguientes.

Si tu solicitud se refiere a datos de un negocio para el que trabajamos como encargados, la trasladamos a ese responsable y te informamos a quién quedó asignada.

Eliminación de datos. Para pedir que borremos tus datos, escribe a admin@g5ai.io con el asunto "Eliminación de datos" y el número de WhatsApp desde el que escribiste. Confirmamos la eliminación por el mismo canal dentro del plazo previsto para los reclamos. Esta página es la que declaramos ante Meta como instrucciones de eliminación de datos.

11. Persona responsable de atender peticiones, consultas y reclamos

El responsable de atender las solicitudes es el propietario del establecimiento, a través del correo admin@g5ai.io. No existen otras áreas ni cargos designados para esta función.

12. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables: acceso restringido a quien lo necesita para operar, credenciales bajo custodia, conexiones cifradas y bases de datos separadas por cliente donde la solución lo permite, de modo que la información de un negocio no se mezcle con la de otro. Ninguna medida elimina por completo el riesgo, y no prometemos lo contrario.

13. Menores de edad

Nuestros servicios se dirigen a empresas y no están destinados a menores de edad. No recolectamos datos de menores de forma deliberada; si detectamos que recibimos alguno sin la autorización de quien ejerce la patria potestad, lo eliminamos.

14. Conservación y vigencia de las bases de datos

Los datos se conservan mientras dure la relación comercial y, después, por el tiempo que exijan las obligaciones legales, contables y tributarias, o mientras subsista la finalidad que justificó su recolección. Cumplido ese término se suprimen o se anonimizan. Las bases de datos administradas por G5 AI tienen vigencia indefinida, ligada a la duración de la actividad comercial del establecimiento y a los términos de conservación señalados.

15. Cambios a esta política

Podemos modificar esta política. La versión vigente es siempre la publicada en https://g5ai.io, con su fecha visible. Si el cambio afecta de forma sustancial las finalidades del tratamiento, lo informamos por los canales de contacto antes de aplicarlo.

16. Vigencia

Esta política rige desde 21 de septiembre de 2026 y permanece vigente hasta que se publique una versión posterior.