Consultorios · Agendabot
La hora que deja el que canceló no vuelve.
Lo construimos contigo: tus pacientes agendan, confirman y mueven su cita por WhatsApp, y cuando alguien cancela, esa hora se le ofrece sola a quien está esperando turno.
Por WhatsApp, sobre la API oficial de Meta, y sobre Google Calendar, que tu secretaria ya sabe usar.
Lo que hoy pierdes
Tu secretaria pasa la mañana contestando «¿tiene cita para esta semana?» y llamando uno por uno para confirmar las de mañana.
El paciente cancela a las siete de la noche, cuando ya nadie está en el consultorio; a las ocho y media de la mañana esa hora se queda vacía y no hubo tiempo de llenarla.
Y la lista de espera vive en un cuaderno o en un chat, así que al que de verdad necesitaba entrar pronto nadie lo llamó.
Así lo construimos contigo
El diseño y las reglas están cerrados y aprobados: los estados de una cita, los recordatorios, la lista de espera y qué puede y qué no puede decir un mensaje. Los cimientos técnicos —la base de datos y el ambiente de pruebas con Meta— ya corren. El flujo que le habla a tu paciente lo construimos con los primeros consultorios que se sumen, sobre su agenda y sus horarios.
Tu paciente agendará solo, a la hora que sea.
Verá los horarios que de verdad tienes libres y elegirá uno con un botón. Antes de pedirle un solo dato, le pedirá autorización y le dirá para qué.
Confirmará, moverá o cancelará por el mismo chat.
Sin llamar y sin que tu secretaria tenga que contestar. Y cuando cancelar es fácil, el paciente avisa a tiempo: eso es justo lo que permite llenar la hora.
Recordatorios con la política de tu consultorio.
Cuántos, cuándo y con cuánto detalle. Por defecto son discretos: la fecha, la hora y el nombre del consultorio, nunca el motivo de la consulta.
La hora que se libera se ofrecerá sola.
Avisará a los de la lista de espera de uno en uno, con la hora límite escrita en el mensaje, empezando por el que el profesional marcó con prioridad alta. Si no contesta, pasará al siguiente.
Tu agenda seguirá viviendo en Google Calendar.
Cada cita quedará en un calendario de tu consultorio, para que tu secretaria la vea y la maneje sin aprender un programa nuevo.
- Martes
Buenas noches, necesito una cita de control9:52 p. m.
Soy el asistente de citas de Tu Consultorio. Para agendar trato datos de salud, que la ley considera sensibles: su nombre, su contacto y la fecha de su cita, solo para la cita y sus recordatorios. No está obligado a autorizarlo; si prefiere, le atiende una persona. Aquí puede leer la política del consultorio. No atendemos urgencias por este medio.9:52 p. m.
AceptoNo aceptoHablar con el consultorioEstos son los horarios más cercanos:9:53 p. m.
Ver horarios- Lunes · 9:00 a. m.
- Lunes · 4:00 p. m.
- Martes · 11:00 a. m.
- Ver más
- Elegir día
Lunes · 9:00 a. m.9:53 p. m.
Para reservarla, escríbame su nombre completo.9:53 p. m.
Ana María P.9:54 p. m.
Cita de control · lunes 9:00 a. m. · para usted9:54 p. m.
ConfirmarCambiarLista su cita: lunes 9:00 a. m., Tu Consultorio, Cra 5 # 10-20 (ver en el mapa). ¿Quiere la invitación en su correo? No atendemos urgencias por este medio.9:54 p. m.
Avisarme si se libera antesEnviar al correo
Horarios de ejemplo. Cada consultorio decide cuántos recordatorios se envían y con cuánto detalle.
Hora liberada · jueves 8:30 a. m.
- Quedó libre
- Miércoles, 7:04 p. m. · el paciente la canceló por WhatsApp
- Quién podía tomarla
- 6 pacientes en la lista de espera de ese profesional
- A quién se le avisó primero
- Al que el profesional marcó con prioridad alta; entre iguales, al que llevaba más tiempo esperando
- Cómo se avisa
- De uno en uno, con la hora límite escrita en el mensaje: 7:19 p. m.
- Si no contesta a tiempo
- Pasa al siguiente. Hasta tres avisos entregados por hora libre
- Aceptada
- 7:11 p. m. · siete minutos después de quedar libre
- Quién tuvo que llamar
- Nadie. Tu secretaria lo vio el jueves al abrir su agenda
Una hora que se libera con menos de tres horas de antelación no se ofrece, y la que se libera de noche espera hasta las siete de la mañana: a tu paciente no le llega un mensaje del consultorio a medianoche.
Quién hará qué
Aquí no hay una IA conversando con tu paciente: las preguntas y el orden los diseñamos nosotros, y el paciente responde con botones. Lo clínico lo decide el profesional, siempre.
-
el sistema
Preguntará con botones, no conversando.
Por eso no se desvía del tema ni se inventa nada. Tu paciente solo escribirá su nombre y un dato de contacto, y una sola vez.
-
el sistema
Mostrará solo lo que de verdad está libre.
Si tu secretaria pone una cita a mano en el calendario, el bot la leerá —en segundos, y nunca más de 15 minutos— y ese horario dejará de ofrecerse.
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el sistema
Llenará la hora libre por prioridad clínica.
La prioridad la pone el profesional, no el orden de llegada, y el aviso saldrá solo, sin que nadie llame.
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el sistema
Lo que no entienda, lo repreguntará con botones.
Si vuelve a pasar, le ofrecerá hablar con el consultorio y le dirá cuándo le responden. Nunca inventará una respuesta de salud.
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la IA
Solo leerá el comprobante de pago.
Si tu consultorio cobra la cita por anticipado, sacará de la imagen el valor, la fecha y el número de la transacción. Nada más: no conversa, no agenda y no decide.
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tú apruebas
Tu secretaria confirmará el pago contra los movimientos del banco.
El dinero entrará siempre a las cuentas de tu consultorio; G5 AI no lo toca.
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tú apruebas
Y el pago nunca le quitará la cita a nadie.
Si el paciente no pagó, la cita seguirá en pie y el profesional decidirá en el momento. Esa regla no se podrá apagar.
Qué medirás
Antes de arrancar fijamos contigo el indicador que importa, y cada paso de la cita quedará registrado para medirlo desde el primer día.
Cuántas horas vacías se recuperaron con la lista de espera.
Es el número que paga el sistema: horas de consulta que antes simplemente se perdían.
Cuántos pacientes no llegaron, antes y después de los recordatorios.
Y cuántos avisaron con tiempo, que es lo que hace posible llenar la hora.
Cuánto se llenó tu agenda sin que tu secretaria tocara WhatsApp.
Ocupación, inasistencias y cancelaciones, en un tablero.
Con qué se conectará
- WhatsApp, sobre la API oficial de Meta y con un número nuevo para tu consultorio, a nombre de tu consultorio. Meta te pedirá verificar el consultorio como empresa; lo tramitamos contigo antes de que el bot le escriba a un paciente, y sin esa verificación el número funciona con límites.
- Un Google Calendar dedicado a tu agenda, en una cuenta de tu consultorio que dejamos configurada. Tu secretaria lo maneja como cualquier calendario y no le pagas nada extra a Google.
- El calendario de tu paciente, con una invitación al correo que él dé.
- Las cuentas de tu consultorio, solo si decides cobrar la cita por anticipado. El dinero nunca pasará por G5 AI.
Para quién
Consultorios de salud en Colombia —medicina general, odontología, psicología, psiquiatría, fisioterapia, pediatría— donde las citas se piden por WhatsApp o por teléfono y la agenda la maneja una sola persona.
No es para ti si… tu agenda la llena una EPS o un convenio y el paciente no elige su hora: ahí no hay nada que agendar. Tampoco si necesitas manejar salas o equipos compartidos, ni si esperas que atienda consultas clínicas: no responderá preguntas de salud, no entregará resultados y no preguntará por qué viene el paciente.
Preguntas frecuentes
¿El bot conversa con mis pacientes como un chat de inteligencia artificial?
No, y es a propósito. Preguntará de una en una, con botones y listas que diseñamos nosotros, y tu paciente solo escribirá su nombre y un dato de contacto. Por eso no se desvía del tema ni inventa una respuesta. Lo único que hará una IA es leer la imagen de un comprobante de pago.
¿Qué pasa si mi secretaria pone una cita a mano en el calendario?
Nada se romperá: el bot la leerá —en segundos, y nunca más de 15 minutos— y ese horario dejará de ofrecerse. Tu agenda seguirá viviendo en Google Calendar, y no hay un programa nuevo que aprender.
¿Los mensajes dicen por qué voy al médico?
Nunca. Por defecto dirán la fecha, la hora y el nombre del consultorio; tu consultorio puede agregar el profesional y el servicio si quiere. Ningún mensaje llevará diagnóstico ni motivo de la consulta.
¿Puedo pedir la cita de otra persona?
Sí, y el titular tendrá que confirmarla, por WhatsApp o con una llamada de tu secretaria. Los recordatorios los recibirá quien tú definas: el titular, quien pidió la cita, o los dos.
¿Quién responde por los datos del paciente?
Tu consultorio es el responsable del tratamiento y G5 AI el encargado. Antes de pedirle cualquier dato, el bot le dirá a tu paciente qué datos trata, para qué, y que no está obligado a autorizarlo, y dejará registrada su respuesta con fecha y hora. Te entregamos el modelo de política y de autorización para que tu consultorio lo adopte, y firmamos contigo el contrato de encargo que exige la ley. Sin esos dos documentos el bot no le escribe a ningún paciente.
¿Cuándo puedo tenerlo?
El diseño y las reglas están cerrados y aprobados, y los cimientos técnicos ya corren. El flujo que le habla a tu paciente lo construimos con los primeros consultorios que se sumen, sobre su agenda, y lo probamos de punta a punta antes de que le escriba a un paciente real. La puesta en marcha son seis pasos desde una llamada de 30 minutos. La fecha la fijamos contigo al arrancar.
Otras soluciones
- Salesbot Un vendedor con IA que toma el pedido completo por WhatsApp; tú apruebas el pago.
- Deliver Express Domicilios con la dirección verificada antes de salir y la tarifa por la distancia real.
- Catálogo Vivo Tu tienda Shopify con el catálogo de tu proveedor, al día cada 5 minutos.
- Cobranzabot Cobranza por WhatsApp para cooperativas; cada pago lo valida una persona.
- Handoverbot Compradores de vivienda atendidos al instante y perfilados con las reglas de tu constructora.
Construyámoslo con la agenda de tu consultorio
Cuéntanos cuántas citas atiende tu consultorio a la semana y cuántas se pierden porque el paciente no llegó. Con eso armamos contigo las primeras reglas.
Sé de los primeros